WeddingPlanner in Toscane & Italië
Volledige wedding planning vanuit Florence voor Nederlandse stellen die willen trouwen in Toscane.
Een bruiloft in Italië plannen vanuit Nederland betekent dat er veel keuzes op afstand gemaakt moeten worden. De juiste locatie vinden, een realistisch budget opstellen, betrouwbare leveranciers kiezen en ervoor zorgen dat alles tijdens het trouwweekend daadwerkelijk samenkomt.
Wij begeleiden dat volledige proces vanuit Florence.
Wij zijn Sonja en Milos, het echtpaar achter FunkyBird Weddings. Samen hebben we ruim 15 jaar ervaring in de trouwbranche en werkten we in verschillende rollen binnen planning, bloemen en fotografie aan meer dan 500 bruiloften.
Omdat we in Toscane wonen en hier het hele jaar werken, combineren we lokale kennis met duidelijke communicatie en een praktische manier van plannen.
Wat doen wij als weddingplanner in Toscane?
Een goede weddingplanner regelt niet alleen leveranciers. Wij bewaken het geheel.
Vanaf de eerste locatiekeuze kijken we naar jullie gastenlijst, budget, sfeer, logistiek en prioriteiten. Daarna bouwen we stap voor stap de planning en het juiste leveranciersteam rond jullie bruiloft.
De juiste trouwlocatie vinden
We selecteren locaties die daadwerkelijk passen bij jullie gastenlijst, budget, stijl en praktische wensen.
Niet twintig willekeurige villa’s omdat ze mooi op Instagram staan, maar een gerichte selectie van locaties waarvan wij denken dat ze echt bij jullie passen.
Wanneer jullie naar Toscane komen, kunnen we locatiebezoeken plannen zodat jullie verschillende opties in het echt kunnen ervaren.
Budget en kosten
Vanaf het begin kijken we naar wat realistisch is binnen jullie budget.
Daarbij gaat het niet alleen om locatie en catering, maar om het volledige trouwweekend. Denk onder andere aan bloemen, muziek, fotografie, video, haar en make up, transport, verlichting, entertainment, verhuur en alle praktische onderdelen die samen het totaal vormen.
Leveranciers en communicatie
We adviseren leveranciers op basis van jullie stijl, budget en verwachtingen.
Wij houden contact met de locatie en leveranciers, verzamelen informatie, bespreken offertes en zorgen dat alle onderdelen goed op elkaar aansluiten.
Zo hoeven jullie niet zelf achter verschillende Italiaanse leveranciers aan.
Tijdlijn en logistiek
We bouwen een realistische planning voor het volledige trouwweekend.
Daarbij kijken we onder andere naar opbouw, ceremonie, aperitivo, diner, speeches, fotografie, videografie, haar en make up, muziek, entertainment, transport, gastenlogistiek, verlichting en mogelijke weerscenario’s.
Begeleiding tijdens het trouwweekend
Wanneer de bruiloft begint, verschuift onze rol van voorbereiden naar uitvoeren.
Wij zijn persoonlijk aanwezig, houden overzicht, sturen leveranciers aan en zorgen dat de planning gedurende de dag blijft werken.
Zo verloopt onze wedding planning
We beginnen met een ontspannen videogesprek waarin we vooral willen begrijpen wie jullie zijn en wat voor bruiloft jullie voor ogen hebben.
Sommige stellen hebben al een paar locaties op het oog. Andere beginnen met niet veel meer dan “Toscane en ongeveer zestig gasten”.
Beide zijn prima uitgangspunten.
Als de locatie nog niet vaststaat, beginnen we met een gerichte locatiezoektocht.
Tegelijk maken we een eerste budgetverdeling zodat de belangrijkste keuzes vanaf het begin in verhouding blijven.
Willen jullie officieel in Italië trouwen, dan brengen we vroeg in het proces in kaart welke documenten, afspraken en stappen nodig zijn.
Ook bij een kerkelijke ceremonie kijken we op tijd naar beschikbaarheid en eventuele vereisten.
Bij een symbolische ceremonie is er meestal meer flexibiliteit en kunnen we de inhoud later in het proces verder uitwerken.
Zodra de basis staat, bouwen we het leveranciersteam rond jullie bruiloft.
We vergelijken opties, bespreken offertes en zorgen dat iedereen weet hoe zijn of haar onderdeel binnen het grotere geheel past.
In de maanden voor de bruiloft komen onder andere menu, bloemen, haar en make up, fotografie, videografie, muziek, entertainment, verlichting, transport, ceremonie, tafelschikking, styling en timings samen in één duidelijk draaiboek.
Tijdens het trouwweekend zijn wij op locatie.
We volgen het draaiboek, houden contact met leveranciers en lossen achter de schermen op wat opgelost moet worden.
Waarom een weddingplanner die in Toscane woont?
Een destination wedding organiseren is anders dan een bruiloft dicht bij huis.
Afstanden, communicatie met Italiaanse leveranciers, accommodatie, transport, weerscenario’s en praktische beperkingen van locaties spelen allemaal een grotere rol.
Omdat wij in Florence wonen, kunnen we ook tussen jullie bezoeken door lokaal schakelen met locaties en leveranciers.
We kennen Toscane niet alleen als trouwbestemming, maar als de plek waar we dagelijks wonen en werken.
Dat betekent ook dat we eerlijk kunnen aangeven wanneer een locatie prachtig is, maar praktisch niet goed past bij jullie gastenlijst, budget of plannen.
Wie plant jullie bruiloft?
Wij zijn Sonja de Graaf en Milos Dokmanovic, het echtpaar achter FunkyBird Weddings.
We begeleiden iedere bruiloft samen van begin tot eind. Van locatiezoektocht en budget tot leveranciers, offertes, planning en draaiboek: we zijn allebei betrokken bij het volledige proces.
Afhankelijk van het bruidspaar en de fase van de planning kan één van ons op een bepaald moment wat meer contact hebben of een specifiek onderdeel oppakken, maar jullie werken niet met slechts één van ons.
Tijdens de trouwdag zijn we allebei aanwezig en leiden we samen de organisatie op locatie.
Bij grotere of logistiek complexere bruiloften werken extra teamleden met ons mee. Zij ondersteunen ons waar nodig, maar vervangen ons niet.
Bij extra momenten zoals een welkomstdiner, brunch of pool party is minimaal één van ons persoonlijk aanwezig.
Wat is inbegrepen bij volledige wedding planning?
| Onderdeel | Wat wij doen |
|---|---|
| Kennismaking en concept | Wensen, prioriteiten, gastenlijst en eerste uitgangspunten bepalen |
| Locatiezoektocht | Passende locaties selecteren, mogelijkheden vergelijken en bezoeken voorbereiden |
| Budgetplanning | Budget verdelen, kosten volgen en belangrijke keuzes bespreken |
| Ceremonie | Praktische voorbereiding voor een officiële, kerkelijke of symbolische ceremonie |
| Leveranciers | Selectie, aanvragen, offertes, communicatie en afstemming |
| Site visits | Locatiebezoeken en afspraken tijdens jullie bezoek aan Toscane voorbereiden |
| Catering en tastings | Menu, tastings en praktische afspraken begeleiden |
| Bloemen en styling | Visuele richting afstemmen met bloemist, verhuur, locatie en andere leveranciers |
| Haar en make up | Geschikte professionals selecteren en afspraken en planning afstemmen |
| Fotografie en videografie | Selectie, communicatie en afstemming met de dagplanning |
| Muziek en entertainment | DJ, live muziek, entertainment, techniek en timings afstemmen |
| Verlichting en productie | Licht, geluid, verhuur en technische opbouw waar nodig begeleiden |
| Gastenlogistiek | Transport, accommodatie en praktische planning waar nodig |
| Draaiboek | Gedetailleerde planning voor leveranciers en het volledige trouwweekend |
| Plan B | Weerscenario’s en alternatieve indelingen vooraf uitwerken |
| Trouwweekend | Uitvoering, leveranciers, timing en onverwachte situaties begeleiden |
Een trouwweekend in plaats van alleen een trouwdag
Veel stellen die in Toscane trouwen, kiezen ervoor om meerdere dagen met hun gasten door te brengen.
Dat kan bijvoorbeeld bestaan uit:
Vrijdag
welkomstdiner of aperitivo
Zaterdag
ceremonie en trouwdag
Zondag
brunch, pool party of ontspannen lunch
Wij kunnen het volledige weekend als één geheel plannen zodat gasten, leveranciers, styling, transport en timing niet als losse evenementen worden behandeld.
Een meerdaagse bruiloft hoeft daardoor niet drie keer zo ingewikkeld te worden. Met een goede structuur voelt het juist rustiger.
Wat gebeurt er op de trouwdag zelf?
Terwijl jullie je klaarmaken, zijn wij al bezig met de locatie en leveranciers.
We controleren de opbouw, beantwoorden vragen en zorgen dat iedereen weet wat wanneer moet gebeuren.
Tijdens de dag houden we onder andere overzicht over:
opbouw en leveranciers
ceremonie
gasten
catering
speeches
entertainment
fotografie en videografie
haar en make up
muziek
transport
verlichting en techniek
weersveranderingen
de overgang tussen ceremonie aperitivo diner en feest
Tijdens de trouwdag zijn we allebei aanwezig.
Wanneer de omvang of logistiek van de bruiloft daarom vraagt, werken extra teamleden met ons mee zodat verschillende onderdelen tegelijkertijd goed kunnen worden begeleid.
Het doel is niet dat jullie merken hoeveel er achter de schermen gebeurt.
Het doel is juist dat jullie daar niets van hoeven te merken.
Planning bloemen en fotografie vanuit één team
Wedding planning is onze hoofdservice.
Daarnaast hebben we binnen FunkyBird Weddings professionele bloemstyling en trouwfotografie in eigen huis.
Sommige stellen vinden het prettig om meerdere onderdelen door hetzelfde team te laten verzorgen. Dat kan de communicatie en creatieve afstemming eenvoudiger maken.
Maar het is geen verplicht pakket.
Hebben jullie al een fotograaf, bloemist of andere leverancier gevonden waar jullie graag mee willen werken, dan werken wij daar gewoon mee samen.
Wat kost wedding planning in Toscane?
Onze fee voor volledige wedding planning begint bij €6.500.
Na onze kennismaking ontvangen jullie een duidelijk voorstel op basis van de omvang en complexiteit van jullie bruiloft, zodat jullie vooraf weten waar jullie aan toe zijn.
Wedding planning in de praktijk
Voor deze bruiloft begeleidden we de locatiekeuze, het budget, leveranciers, gastenlogistiek, catering, styling, fotografie, muziek, verlichting en de volledige planning van beide dagen.
Uitdaging Verschillende leveranciers werkten tijdens de opbouw tegelijkertijd op meerdere plekken. Catering bouwde de tafels op, de bloemist werkte aan de styling en het licht- en geluidsteam installeerde onder andere de verlichting en de dansvloer.
Onze aanpak Door de opbouw en toegang van leveranciers goed op elkaar af te stemmen, kon iedereen efficiënt werken zonder elkaar in de weg te lopen en stond alles op tijd klaar.
We begeleidden dit bruidspaar vanaf de eerste planning met onder andere locatiekeuze, leveranciers, catering, bloemen, fotografie, videografie, entertainment en het volledige draaiboek van het trouwweekend.
Uitdaging Tijdens de trouwdag merkten we op tijd dat een onderdeel van de cateringbestelling niet was aangekomen en dat een gepland visgerecht voor een deel van de gasten ontbrak.
Onze aanpak Omdat het probleem vroeg werd opgemerkt, konden we dit rechtstreeks met de cateraar oplossen voordat de gerechten werden uitgeserveerd. Het bruidspaar hoefde zich er niet mee bezig te houden en heeft er tijdens de bruiloft niets van gemerkt.
Wat onze bruidsparen zeggen
We hadden geen beter team kunnen wensen om onze bruiloft te plannen. Alles verliep ongelofelijk soepel van begin tot eind, we hebben de hele dag geen enkel hobbeltje gemerkt. Onze gasten bleven vertellen hoe goed ze werden opgevangen, en dat betekende enorm veel voor ons.
Jullie hebben elk detail met zoveel zorg en professionaliteit geregeld dat wij gewoon van onze dag konden genieten zonder enige stress. Bedankt dat jullie onze bruiloft zo bijzonder en zorgeloos hebben gemaakt. We zijn zo blij dat we voor jullie hebben gekozen!
Weddingplanner in Toscane en andere delen van Italië
Toscane is onze thuisbasis en de regio waar we het meest werken.
Vanuit Florence plannen we voornamelijk bruiloften in Toscane. Daarnaast begeleiden we geselecteerde destination weddings in andere delen van Italië.
Onze lokale kennis, leveranciers en ervaring zijn het sterkst in Toscane, maar stellen die breder zoeken naar een weddingplanner in Italië kunnen dus ook bij ons terecht.
Voor wie is volledige wedding planning geschikt?
Onze volledige wedding planning past vooral bij jullie als:
jullie vanuit Nederland een bruiloft in Italië organiseren
jullie één team willen dat vanaf het begin overzicht houdt
jullie een trouwweekend plannen in plaats van alleen één dag
jullie realistische begeleiding willen bij locatie en budget
jullie niet zelf achter verschillende Italiaanse leveranciers aan willen
jullie betrokken willen blijven zonder alles zelf te hoeven organiseren
Hebben jullie het grootste deel van de bruiloft al zelf georganiseerd en zoeken jullie vooral professionele begeleiding in de laatste fase en tijdens de trouwdag?
Dan past onze wedding coordination in de laatste maand voor de bruiloft waarschijnlijk beter.
Past volledige wedding planning bij jullie plannen?
Veelgestelde vragen over wedding planning in Toscane
Hoe lang van tevoren moeten we een weddingplanner boeken?
Voor populaire trouwmaanden en locaties is ongeveer 10 tot 16 maanden vooraf een prettig uitgangspunt.
Korter kan zeker mogelijk zijn. Beschikbaarheid van locaties en leveranciers bepaalt dan wel sneller welke opties nog openstaan.
Kunnen jullie eerst helpen met het vinden van een locatie?
Ja.
Voor veel stellen begint onze planning juist bij de zoektocht naar de juiste trouwlocatie.
We kijken daarbij naar stijl, gastenlijst, budget, accommodatie, logistiek en hoe jullie het volledige trouwweekend voor je zien.
Moeten we meerdere keren naar Italië komen?
Nee.
Veel van de voorbereiding kan via videocalls en online communicatie.
Een bezoek voor locaties en eventueel later een tasting is prettig, maar we bouwen het proces zo dat jullie niet voortdurend naar Italië hoeven te reizen.
Werken jullie alleen in Toscane?
Toscane is onze thuisbasis en de regio waar we het meest werken.
Daarnaast begeleiden we geselecteerde destination weddings in andere delen van Italië.
Kunnen jullie ook een welkomstdiner brunch of pool party organiseren?
Ja.
We kunnen meerdere dagen binnen één planning combineren en zorgen dat deze momenten onderdeel worden van hetzelfde trouwweekend.
Kunnen jullie helpen met een officieel huwelijk in Italië?
Ja.
Wanneer jullie officieel in Italië willen trouwen, kijken we vroeg in het proces naar de benodigde stappen, documenten en praktische vereisten.
De precieze procedure kan verschillen afhankelijk van nationaliteit, gemeente en type ceremonie, dus dit nemen we tijdig mee in de planning.
Zijn bloemen en fotografie verplicht als we jullie als weddingplanner boeken?
Nee.
Bloemstyling en fotografie zijn in eigen huis beschikbaar, maar jullie kunnen ook met externe leveranciers werken.
Helpen jullie ook met het trouwbudget?
Ja.
We maken vroeg in het proces een realistische budgetverdeling en houden tijdens de planning overzicht over de belangrijkste kosten en keuzes.
Wat gebeurt er als het regent?
Een goed Plan B hoort wat ons betreft al bij de locatiekeuze.
We bespreken daarom vroeg welke alternatieve ruimtes beschikbaar zijn en hoe ceremonie, aperitivo en diner kunnen worden aangepast wanneer het weer verandert.
Jullie bruiloft in Toscane begint met een gesprek
Jullie hoeven nog geen locatie, definitief budget of volledig plan te hebben voordat jullie contact opnemen.
Vertel ons waar jullie nu staan, hoeveel gasten jullie ongeveer verwachten, welk budget jullie ongeveer in gedachten hebben en wat jullie aanspreekt aan trouwen in Toscane.
Tijdens een eerste gesprek kijken we samen wat realistisch is en hoe wij jullie kunnen begeleiden.
Over FunkyBird Weddings
FunkyBird Weddings wordt geleid door Sonja de Graaf en Milos Dokmanovic, een echtpaar gevestigd in Florence.
Samen hebben zij ruim 15 jaar ervaring in de trouwbranche en ervaring met meer dan 500 bruiloften voor Nederlandse en internationale stellen.
FunkyBird Weddings specialiseert zich in volledige wedding planning voor destination weddings in Toscane en geselecteerde bruiloften elders in Italië.
Laatst bijgewerkt 23 september 2026
